Artikel: Apa itu manajemen dokumen?

Manajemen dokumen adalah gagasan tentang bagaimana Anda dapat mengelola dokumen dengan cara yang baik untuk menemukannya dengan mudah, menemukan informasi, melacak perubahan dalam dokumen, membagikannya kepada orang lain, dan menunjukkannya kepada orang-orang saja mereka harus dapat melihatnya. Di masa lalu, semua dokumen dituliskan di atas kertas dan disimpan di tempat yang aman. di mana hanya orang-orang dengan hak atas dokumen memiliki kunci untuk. Bisa jadi semacam lemari arsip. Metode ini masih digunakan di beberapa tempat, tetapi biasanya dikombinasikan dengan memiliki dokumen dalam semacam sistem manajemen dokumen, kadang-kadang disingkat oleh DMS. Pada awalnya, ini disebut sistem manajemen dokumen elektronik (EDM).

Hari ini Anda dapat menemukan sistem manajemen dokumen yang digunakan khusus untuk manajemen dokumen, tetapi ada banyak perangkat lunak untuk kolaborasi atau perangkat lunak manajemen proyek yang mencakup banyak fungsi yang diperlukan di banyak perusahaan. Ini membuatnya semakin sulit untuk menemukan apa yang Anda cari karena Anda dapat menginstal satu sistem dengan banyak target.

Ada banyak fungsi berbeda yang bisa Anda dapatkan dengan sistem manajemen dokumen dan karena itu penting bagi Anda untuk mempertimbangkan apa yang mungkin Anda butuhkan.

Beberapa bidang yang harus Anda perhitungkan adalah:

* Keamanan

Keamanan biasanya sangat penting bagi sebagian besar perusahaan dan sebagian besar dokumentasi.

Ada berbagai jenis keamanan yang harus dipertimbangkan.

Yang pertama adalah keamanan eksternal. Dengan persyaratan aksesibilitas di bawah ini, penting untuk mengatur sistem sehingga pihak eksternal tidak dapat berpartisipasi dalam dokumen yang tidak ingin Anda bagikan.

Yang kedua adalah keamanan internal. Ini biasanya sedikit rumit karena Anda ingin mempertimbangkan persyaratan yang berbeda.

Biasanya Anda menginginkan dokumen yang dapat diakses oleh semua orang di suatu departemen, tetapi hanya beberapa orang yang dapat mengakses informasi tersebut. Anda juga menginginkan dokumen pribadi untuk satu orang yang tidak boleh diakses orang lain.

Membuat struktur organisasi untuk sistem manajemen dokumen sangat penting sebelum memutuskan persyaratan apa yang Anda miliki. Saat Anda menelusuri organisasi dan bagaimana dokumen harus dibuka dan digunakan oleh semua orang, Anda memahami lebih banyak tentang bagaimana Anda ingin sistem bekerja.

* Kolaborasi

Salah satu tujuan dari sistem manajemen dokumen adalah untuk meningkatkan kolaborasi dan membiarkan orang mengubah dokumen dan hanya meninjau revisi dokumen terbaru.

Jadi, bagaimana Anda ingin ini berfungsi? Apakah Anda ingin semua orang dapat mengubah dokumen pada saat yang sama atau Anda ingin menambahkannya sekaligus?

Opsi pertama biasanya cukup sulit, tetapi ada beberapa sistem manajemen dokumen yang dapat melakukan ini. Solusi kedua lebih sederhana dan sudah ada sejak lama. Apa yang biasanya terjadi adalah Anda "memeriksa" dokumen untuk membuat perubahan. Anda kemudian mengunci dokumen sehingga orang lain dapat mengubahnya. Namun, mereka dapat melihat versi dokumen sebelumnya (versi dokumen terbaru). Setelah selesai memodifikasi dokumen, Anda "memeriksa" dokumen yang dimodifikasi untuk membuatnya terlihat oleh semua orang.

* Aksesibilitas

Bagaimana cara mengakses dokumen? Ini adalah pertanyaan yang sulit, karena Anda mungkin ingin dapat bekerja dengan dokumen tersebut jika Anda bepergian dan tidak memiliki akses ke internet. Beberapa perusahaan senang bahwa dokumen tersebut hanya dapat diakses secara online dan jika Anda ingin membawanya pulang, Anda dapat menyalin salinan ke komputer Anda dan melihatnya offline. Jika Anda ingin membuat perubahan, Anda melakukannya secara online. Namun, ada juga beberapa perusahaan yang harus dapat mengubah dokumen offline.

* Format Dokumen

Jenis dokumen apa yang Anda inginkan dalam sistem manajemen dokumen dan manajemen dokumen Anda? bagaimana Anda ingin mereka dikelola?

Dengan beberapa sistem Anda dapat bekerja di sistem untuk semua perubahan pada dokumen. Beberapa sistem membuka perangkat lunak yang sebenarnya untuk bekerja, misalnya MS Word. Penting bagi Anda untuk memikirkan bagaimana Anda ingin ini bekerja.

* Kemungkinan untuk mencari

Anda harus memikirkan cara mencari dokumen. Salah satu solusinya adalah membuat meta-informasi tentang dokumen dan menghubungkan informasi tersebut bersama sehingga mudah ditemukan. Cara lain adalah dengan mencari judul, penulis, dan ringkasan. Namun, ini juga dianggap sebagai metadata.

Cara lain adalah dengan dapat mencari teks gratis melalui dokumen. Ini sedikit lebih sulit jika Anda mempertimbangkan semua format file, tetapi ada beberapa sistem manajemen dokumen yang sangat baik yang dapat membantu Anda di sana.

* Keterlacakan

Salah satu hal terpenting adalah ketertelusuran. Siapa yang mengubah dokumen dan kapan? Perubahan apa yang telah mereka buat dan dapatkah kita dengan mudah kembali ke versi sebelumnya?

Satu hal yang mungkin ingin Anda lacak adalah siapa yang membaca dokumen itu. Anda mungkin ingin melacak semua orang yang telah membaca perubahan dalam dokumen dan karenanya harus mengetahui apa yang telah ditulis.

Ada banyak hal yang dapat dikatakan tentang manajemen dokumen. Pada awalnya itu bisa sangat sederhana, tetapi setelah beberapa saat Anda memahami kompleksitasnya. Artikel ini memberikan beberapa ide tentang apa yang harus dipikirkan dan membuka Anda untuk pertanyaan yang perlu Anda tanyakan ketika mempertimbangkan sistem manajemen dokumen Anda berikutnya.



Source by Mattias Lind

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *