10 kesalahan manajemen waktu teratas membutuhkan waktu dan produktivitas

Sebagai seorang ahli di bidang manajemen waktu, saya sering bertanya apa kesalahan terbesar yang saya lihat orang lakukan, sehingga mereka mendapatkan ide dari mana harus memulai dan berapa banyak masalah ini mempengaruhi kehidupan mereka sendiri. Pembaca, pelanggan, dan editor sering terkejut dengan seberapa cepat mereka dapat memperoleh kembali kendali dan juga seberapa jauh jangkauan dan kerusakan akibat dari waktu yang buruk dan keterampilan manajemen organisasi. Perusahaan kehilangan miliaran biaya overhead dan kehilangan pendapatan setiap tahun, belum lagi biaya menakjubkan dalam perawatan medis karena stres. Ini adalah sepuluh teratas saya:

Seorang budak dari sistem email seluler Anda atau telepon seluler adalah : Anda tahu bahwa Anda telah menjadi budak email atau ponsel Anda, karena hampir setiap kali dia menelepon atau perbesar, lompat dan jawab. Ponsel dan sistem e-mail seluler bisa menjadi alat yang hebat, tetapi ketika Anda secara sadar mengelolanya (yaitu Anda memutuskan kapan dan bagaimana Anda menjawab dan merespons). Kalau tidak, mereka menjadi pembuang waktu yang fenomenal yang makan hingga beberapa jam sehari! Penguasaan Daily Daily menuntut pelanggan, dengan hanya mempelajari cara mengelola alat-alat ini, seringkali satu jam waktu produktif setiap hari.

Bekerja dalam situasi darurat : banyak pelanggan memanggil saya untuk meminta bantuan karena mereka merasa kewalahan oleh "keadaan darurat" konstan yang mereka hadapi dalam pekerjaan dan kehidupan pribadi mereka. Dengan kata lain, mereka harus mengurus hal-hal yang paling berteriak kepada mereka, meninggalkan tugas yang lebih sedikit sampai mereka harus ditangani pada akhirnya. mereka pada gilirannya menjadi keadaan darurat baru yang mendesak. Ketika perawatan dilakukan sebelum mereka menjadi darurat, kebanyakan hal membutuhkan lebih sedikit waktu, energi dan sumber daya dan menjadi lebih baik, mereka lebih kreatif dan bahkan lebih menguntungkan daripada yang mereka lakukan sebagai keadaan darurat penuh.

Tidak cukup tidur : kita sering membuat kesalahan dengan kurang tidur sehingga kita bisa menyelesaikan lebih banyak hal. Ini adalah kesalahan serius, karena tidur sangat penting untuk mendapatkan yang terbaik dari waktu Anda. Ketika kita kurang tidur, kita berpikir dan melakukan sesuatu lebih lambat dan membuat kesalahan lebih sering. Studi mengkonfirmasi bahwa kurang tidur mempengaruhi kita seperti alkohol. Kami tidak akan berpikir untuk melebih-lebihkan sebelum presentasi pelanggan terbesar kami, tetapi kami tidak berpikir dua kali untuk begadang sampai dua atau tiga pagi untuk menyelesaikan handout presentasi. Hasilnya tidak jauh berbeda keesokan paginya, kecuali bahwa pemulihan dari mabuk penjualan yang hilang, proyek gagal dan hidup bisa jauh lebih sulit.

Tidak ada daftar tugas yang digunakan : dalam tahun-tahun saya sebagai pakar manajemen waktu, saya belum melihat apa pun dari daftar tugas ("semuanya ada di kepala saya") hingga membuat daftar yang panjangnya 10 halaman tidak disarankan. Kenyataan yang menyedihkan adalah bahwa sebagian besar daftar tugas tidak berfungsi karena tidak efektif, dan sering kali fungsi apa sebagai daftar tugas menimbulkan lebih banyak masalah daripada yang dipecahkan. Di sisi lain, daftar tugas yang efektif, disesuaikan dengan kebutuhan dan gaya Anda, adalah alat yang sangat kuat untuk menghemat waktu dan meningkatkan produktivitas Anda. Contoh cepat: seorang pelanggan dengan setia membuat daftar prioritas setiap hari, hanya untuk melanjutkan dalam beberapa jam dari awal hari kerjanya. Tidak mengherankan bahwa tugas-tugas penting dibatalkan hingga menjadi keadaan darurat. Setelah pengerjaan ulang yang sederhana, daftar tugas mereka tiba-tiba menjadi alat favorit mereka untuk mengatur hari mereka, produktivitas mereka membuat roket udara dan mengambil waktu lebih sedikit daripada sebelumnya.

Tidak melihat gambaran besarnya : terlepas dari profesi Anda, sangat mudah untuk mengikuti "melakukan" berbagai hal, dan menganggap "waktu berpikir" sebagai pemborosan. Tetapi jika Anda secara teratur mengambil langkah mundur untuk menilai gambaran besar tentang kehidupan, karier, atau proyek Anda saat ini, dan kemudian meluangkan waktu untuk merencanakan langkah-langkah Anda selanjutnya, menyelam dalam kesibukan sehari-hari membuat perbedaan antara sibuk ( yaitu melakukan banyak hal) dan menerapkan Penguasaan Harian, menjadi efektif (yaitu melakukan hal-hal yang penting), bahkan dari hari ke hari.

Tidak ada waktu yang diperlukan untuk bersantai : tidur yang cukup diperlukan, tetapi itu tidak sama dengan relaksasi atau waktu henti, yang sama pentingnya untuk memaksimalkan waktu Anda. Memberi pikiran Anda istirahat sama pentingnya dengan manajemen waktu yang efektif. Dengan tidak mematahkan otak Anda secara teratur untuk melakukan hal-hal yang sama sekali berbeda – melakukan aktivitas menyenangkan yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan atau kewajiban – Anda perlahan-lahan menurunkan tingkat kinerja Anda, menghasilkan produktivitas yang jauh lebih rendah (yaitu lebih banyak jam di tempat kerja) untuk mencapai hasil yang sama) dan terkadang berakhir dengan kelelahan mental.

Abaikan gaya manajemen waktu pribadi Anda : sama seperti tidak ada solusi untuk penurunan berat badan dan manajemen kebugaran, tidak ada yang namanya satu ukuran cocok untuk semua dalam manajemen waktu. Tantangannya adalah bahwa sistem pemotong kue biasanya tersedia; gaya yang berbeda dan teknik yang terkait tidak diajarkan secara luas. Jadi, Anda mungkin telah mempelajari keterampilan manajemen waktu dari buku atau program yang mengajarkan konsep generik. Jika program ini bekerja dengan baik untuk gaya pribadi Anda, Anda telah belajar dan meningkatkan keterampilan Anda. Tetapi jika program tersebut tidak memperhitungkan ledakan kreativitas Anda, atau fakta bahwa Anda belajar yang terbaik ketika Anda mendengar informasi alih-alih melihatnya, tidak peduli berapa kali Anda mencobanya, Anda tidak akan pernah dapat secara efektif menangani bahkan teknik yang paling sederhana sekalipun. melamar, dan mungkin menyalahkan diri sendiri. Tidak Satu-satunya hal yang Anda lakukan adalah mencoba menggunakan solusi untuk diri sendiri yang tidak disesuaikan dengan siapa Anda. Dengan mempelajari gaya pribadi Anda, Anda dapat mengembangkan alat dan strategi yang benar-benar bekerja untuk Anda. Salah satu alat terbaik untuk mendukung kesuksesan di perusahaan adalah pelatihan pribadi. Atlet dan pebisnis kelas dunia tidak membuang waktu untuk menggeneralisasi. Mendapatkan jawaban spesifik yang Anda butuhkan untuk mengatasi masalah spesifik Anda adalah salah satu penabung yang paling efektif!

Re-inventing the wheel : tanyakan orang yang sukses; karena mereka membawa kreativitas mereka sendiri ke meja, mereka tidak membuang waktu untuk menciptakan kembali sesuatu yang telah dilakukan secara efektif. Dan begitu mereka telah mengidentifikasi keterampilan, rencana, dan teknik yang efektif, mereka menggunakannya berulang kali alih-alih menciptakan kembali roda berulang-ulang. Jika Anda seperti kebanyakan orang, jangan meluangkan waktu untuk duduk, pikirkan prosedur untuk kegiatan dan tugas yang Anda lakukan secara teratur. Akibatnya, setiap kali Anda harus membuat ulang seluruh proses, lagi dan lagi. Mengambil beberapa menit tambahan untuk memikirkannya dan membuat prosedur tertulis atau daftar periksa dapat menghemat waktu yang tak terhitung: klien saya, yang profesinya mengharuskan dia untuk mempersiapkan acara beberapa kali sebulan, mengurangi dia waktu persiapan untuk acara mulai dari satu jam dan setiap kali setengah hingga 20 menit saja dengan mengikuti saran saya dan membuat daftar periksa semua yang mereka butuhkan.

Jangan cukup mendelegasikan : ini adalah salah satu kesalahan paling umum dan memakan waktu dalam manajemen waktu yang saya lihat – bahkan dengan ibu yang tidak berpikir mereka memiliki siapa pun untuk didelegasikan. Anda telah membangun bisnis Anda secara mandiri; atau Anda telah membangun karier berdasarkan kemampuan Anda untuk menyelesaikan sesuatu. Anda sekarang memiliki sumber daya untuk didelegasikan, tetapi Anda masih melakukan banyak tugas yang dilakukan dengan cara yang lebih menguntungkan dan / atau efektif oleh orang lain – atau Anda merasa tidak punya orang lain untuk didelegasikan. Akibatnya, Anda membuang waktu untuk tugas-tugas seperti pengarsipan, pengepakan, atau penyusunan surat. Anda juga membuang uang dalam proses: jika tarif per jam Anda adalah $ 100 / jam, itu sama apakah Anda berdiri di depan pelanggan atau mengarsipkan surat-surat Anda. Dengan mendelegasikan tugas yang dapat dengan mudah dilakukan oleh orang lain, Anda meluangkan waktu bagi Anda untuk melakukan lebih banyak hal yang hanya dapat Anda lakukan, dan menggunakan sumber daya Anda jauh lebih efektif.

Tidak ada perencanaan darurat : Menurut National Fire Protection Association, pada 2006 terjadi kebakaran di gedung setiap 60 detik atau setiap hari di Amerika. Dengan kata lain, tidak satu pun dari kita yang kebal terhadap jenis darurat darurat, kadang-kadang dalam hidup kita … Sayangnya, kebanyakan orang tidak memiliki rencana untuk menghadapi peristiwa semacam itu dan mereka akan memiliki banyak waktu. menghasilkan uang, stres, dan upaya untuk mencoba dan memulihkannya jika mereka dapat mempersiapkan diri terlebih dahulu. Ketika keadaan darurat yang lebih kecil terjadi dalam kehidupan, ini sering kali sama: tidak ada rencana tetap B atau bahkan rencana C jika anak mereka jatuh sakit malam sebelum pertemuan penting atau jika mereka menjadi sakit sebelum batas waktu kritis di tempat kerja. Jika Anda memiliki rencana cadangan, jika mungkin secara tertulis, Anda dapat mengambil tindakan segera dan mengatasi situasi darurat secara efektif dan cepat, dan kemudian melanjutkan tanpa stres atau pengeluaran waktu, uang, dan energi yang tidak perlu.

Jadi, berapa skor Anda? 10 dari 10 bukan pemenang dalam hal ini. Namun, ini adalah indikasi yang bagus bahwa Anda adalah bahan dari kehidupan produk yang damai … jika Anda meluangkan waktu untuk berpartisipasi dalam Penguasaan Harian.

Siap menjadi 10 yang sangat produktif? Hubungi atau kirim email kepada saya sekarang untuk mengetahui bagaimana Anda dapat menggunakan kontrol harian Anda sendiri untuk mengakhiri kesalahan manajemen waktu Anda sendiri.



Source by Karin Stewart

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *