Implementasi kantor manajemen proyek yang sukses (PMO)

Kantor manajemen proyek (PMO) adalah kantor yang menawarkan layanan dan fokus organisasi dalam manajemen proyek. Ini dirancang untuk memusatkan dan mengoordinasi serta mengelola proyek-proyek di bawah portofolionya. Itu juga disebut kantor program, kantor proyek atau kantor program. Setiap istilah dapat memiliki misi yang berbeda, tergantung pada organisasi. PMO dapat dibuat untuk mendukung fungsi unit / departemen bisnis tertentu atau dapat memiliki fokus di seluruh perusahaan untuk mengelola proyek dan / atau program organisasi. Itu juga dapat mendukung kombinasi keduanya.

Manajer melaksanakan tugas mereka melalui organisasi mereka, sementara manajer proyek melaksanakan tugas mereka melalui PMO mereka. Manajer proyek dan PMO adalah bagian dari organisasi. Perubahan eksponensial dalam teknologi adalah salah satu alasan meningkatnya permintaan untuk PMO. Semakin banyak organisasi menggunakan solusi IT untuk mendapatkan keunggulan kompetitif. Meningkatkan kompleksitas membutuhkan model manajemen yang lebih teliti. Bagi beberapa praktisi, PMO adalah satu-satunya jawaban.

Tanggung jawab PMO dapat beragam, mulai dari memberikan dukungan untuk manajemen proyek hingga manajemen langsung suatu proyek. Fungsi utama adalah untuk memastikan bahwa metodologi manajemen proyek diikuti. Ini memastikan konsistensi dan kesinambungan dokumentasi proyek. Fungsi pendukung untuk manajemen proyek meliputi penyampaian perangkat lunak, kebijakan dan prosedur standardisasi, dan pengiriman templat untuk laporan proyek. PMO juga dapat menawarkan fungsi kontrol, seperti audit proyek. Beberapa organisasi mungkin memiliki lebih dari satu PMO yang menawarkan berbagai fungsi dan layanan. Misalnya, tidak biasa bagi organisasi untuk memiliki PMO terpusat di seluruh perusahaan selain departemen PMO.

Meskipun mereka dapat mengejar tujuan yang berbeda, PMO disesuaikan dengan tujuan strategis organisasi. Bagaimana PMO terstruktur berbeda dari organisasi ke organisasi. Literatur manajemen menjelaskan berbagai cara di mana suatu organisasi dapat disusun, dari tipe fungsional yang paling dasar hingga tipe matriks, hingga tipe optimal yang dioptimalkan. Namun, dalam kehidupan nyata, banyak organisasi merupakan campuran dari struktur yang diidentifikasi. Terlepas dari manfaat memiliki PMO, menciptakan PMO yang sukses bisa menjadi tantangan yang lebih besar dari yang diperkirakan. Lingkungan organik yang tidak terstruktur di mana kepemimpinan berada dalam keadaan perubahan dan organisasi itu sendiri sedang matang tidak berguna. Faktanya, ada kemungkinan kuat bahwa PMO tidak akan efektif atau tidak.

Ini juga bukan ide yang baik untuk menerapkan PMO tanpa dukungan eksekutif. Proyek adalah blok bangunan dari strategi organisasi. Melanjutkan dengan inisiatif strategis apa pun membutuhkan dukungan dari manajer organisasi. Karena kebutuhan untuk melindungi kepentingan mereka sendiri, manajer departemen dapat menjadi penghalang untuk menghasilkan ide-ide baru. Para manajer ini memiliki akses langsung ke kekuasaan eksekutif dan mereka dapat terus memantau aliran informasi untuk mempertahankan status quo. Karena itu, manajemen mungkin tidak mengetahui perubahan yang diajukan. Oleh karena itu, pemimpin tim yang mengimplementasikan PMO perlu akses langsung ke eksekutif dan dukungan dari eksekutif harus jelas terlihat. Dengan cara ini, PMO juga akan mendapat dukungan penuh dari seluruh organisasi.

Mereka yang bertanggung jawab untuk implementasi dan pertumbuhan PMO harus sepenuhnya menyadari faktor-faktor organisasi dan manajemen yang dapat secara negatif mempengaruhi kesuksesan. Faktor-faktor ini mempengaruhi proyek dan sikap manajer terhadap manajemen proyek.



Source by CC Swift

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *