Manajemen Proyek – Dapatkan SET untuk kontrol proyek

"Menjadi yang paling dekat dengan kontrol bahwa kita akan pernah adalah bahwa kita menyadari kita tidak." – Brian Kessler

Proyek juta dolar pertama Anda harus diluncurkan dalam dua jam, ketika pelanggan meminta perubahan besar dalam ruang lingkup yang akan menunda peluncuran proyek selama berminggu-minggu. Sementara itu, tim proyek masih mengerjakan perbaikan bug. Apakah kamu akan panik? Atau apakah Anda memiliki semua proyek Anda di bawah kendali ?

Biasanya sebagai manajer proyek kami mengelola banyak proyek setiap hari, menangani berbagai pelanggan, tim, dan terkadang pemasok eksternal. Setiap detail dalam alat dan teknik proyek kami – mulai dari rentang kerja hingga grafik batang hingga rencana komunikasi dan dokumentasi pembelian – menjaga kendali kami atas setiap proyek. Kami menjadi sangat terlibat dalam menjadi manajer proyek yang baik sehingga kami benar-benar yakin bahwa kami menyadari segala sesuatu yang berkaitan dengan proyek. Jika ada sesuatu yang menyelinap di antara celah-celah, kami akan melakukan segala yang kami bisa untuk mengidentifikasi dan menyelesaikan penyebab dan sumber lubang miskomunikasi ini. Kami melakukan semua ini tidak hanya karena kami ingin proyek berjalan dengan lancar, tetapi juga untuk memberikan kepercayaan kepada para pemangku kepentingan bahwa kami melakukan pekerjaan kami sebaik mungkin. Karena kami adalah manajer proyek – semua yang mempengaruhi proyek kami adalah tanggung jawab kami … itulah sebabnya kami merasa perlu memiliki kendali. Tetapi apakah kontrol selalu merupakan hal yang baik?

"Kendalikan nasib Anda sendiri atau orang lain akan melakukannya." – Jack Welch

Pertimbangkan pernyataan Jack Welch tentang manajemen proyek: jika Anda tidak mengelola sumber proyek Anda, proyek lain akan menggunakannya. Jika Anda tidak mengelola penjadwalan proyek Anda, tugas yang ditangguhkan mempengaruhi waktu Anda secara keseluruhan. Jika Anda tidak mengelola anggaran proyek Anda, pemangku kepentingan Anda akan mencoba untuk melebihi biaya. Oleh karena itu manajemen proyek merupakan bagian penting dari tujuan proyek Anda dalam konteks seperti itu, menjaganya sesuai jadwal, tepat waktu dan sesuai anggaran.

Tetapi seberapa besar kendali sudah cukup? Terlalu banyak kontrol membutuhkan banyak waktu; terlalu sedikit kontrol mengarah ke risiko proyek. Untuk mengekang dilema ini, pertimbangkan penerapan 3 kontrol utama untuk proyek Anda berikutnya – Stakeholder, ekspektasi dan tim (SET) .

S pemegang

Buat titik dengan memasukkan semua pemangku kepentingan yang terlibat dalam setiap proyek. Tidak hanya selama fase inisiasi di mana persyaratan proyek dikumpulkan dan ruang lingkup pekerjaan ditandatangani, tetapi selama seluruh implementasi proyek. Bayangkan bahwa tim Anda menyepuh bagian teknis dari proyek perangkat lunak untuk meningkatkan kecepatan pemrosesan. Anda menerimanya dengan santai tanpa masukan dari pemangku kepentingan, karena itu terdengar seperti perubahan positif, di bawah permukaan (tidak terlihat oleh pemangku kepentingan) dan tidak memengaruhi antarmuka pengguna yang disetujui. Beberapa bulan setelah perangkat lunak diluncurkan, pemadaman besar terjadi karena perubahan tidak berdokumen. Stakeholder Anda melompat pada Anda, Anda panik dan mencari tim proyek Anda, hanya untuk menyadari bahwa mereka tidak lagi bersama perusahaan. Meskipun lebih mudah dikatakan daripada dilakukan, reaksi dari pemangku kepentingan yang hilang pada setiap langkah selama proyek dapat memiliki konsekuensi yang menghancurkan. Pastikan komunikasi dan pemantauan pemangku kepentingan setiap saat.

E xpectations

Mungkin tugas yang paling menakutkan dari setiap manajer proyek adalah untuk mengendalikan harapan semua pemangku kepentingan. Tidak hanya dengan pelanggan Anda, tetapi juga dengan tim internal, pemasok, dan sponsor. Tentukan dengan jelas ruang lingkup proyek: daftar hasil kerja, instruksi kerja, dokumentasi kebutuhan dan banyak alat lainnya dapat membantu menciptakan kejelasan. Tidak yakin seberapa sering Anda harus memberikan pesan status? Pertimbangkan komunikasi sebagai persyaratan obyektif – tanyakan pelanggan Anda seberapa sering mereka ingin melihat laporan. Beberapa pelanggan puas dengan laporan bulanan, sementara yang lain lebih suka mengetahui perkembangannya setiap minggu. Menghadapi situasi strip perencanaan? Jangan berdiam diri dan berharap segala sesuatunya akan menjadi lebih baik di kemudian hari, karena biasanya tidak demikian. Sebagai gantinya, Anda harus memperingatkan pelanggan sesegera mungkin, menjelaskan masalah dan mengusulkan alternatif seperti tanggal pengiriman yang direvisi atau menentukan pengiriman secara bertahap. Karena Anda tidak dapat memenuhi persyaratan mereka, Anda setidaknya telah menyesuaikan harapan mereka. Dengan melibatkan semua pemangku kepentingan dalam proyek, harapan mereka dipertahankan dan mereka dapat menganggap proyek sebagai sebagian dari mereka. Pemantauan semacam itu secara signifikan meningkatkan peluang keberhasilan proyek Anda.

T eam

Mengelola tim mencakup staf internal dan subkontraktor eksternal yang ditugaskan ke tim proyek. Temui anggota tim individu untuk menetapkan paket kerja dan tanggung jawab. Bagikan setiap minggu dengan para pemimpin tim tentang pengalaman, masalah, dan masalah. Lakukan interaksi rutin antara anggota tim untuk mengomunikasikan informasi proyek dan mengikuti moral tim. Temukan peluang untuk memotivasi tim. Di akhir setiap fase proyek utama, lakukan penilaian kinerja tim. Manajemen tim sangat penting untuk keberhasilan setiap proyek. Kenali kesuksesan dengan memberi penghargaan kepada anggota dengan pengakuan formal atau imbalan atas kontribusi mereka. Jika tidak ada evaluasi atau kebijakan remunerasi seperti itu, bahkan pujian informal bisa sangat bermanfaat.

Akhirnya, saya harap Anda menemukan kontrol SET di atas berguna untuk proyek Anda berikutnya. Ini tidak hanya menjamin kepuasan yang cukup dari para pemangku kepentingan dan kebahagiaan, tetapi juga memastikan bahwa Anda tidak terlalu memantau proyek Anda . Memiliki kontrol benar-benar hal yang baik, tetapi jangan salah – nama belakang yang Anda butuhkan sebagai manajer proyek diberi label sebagai orang aneh kontrol .



Source by Delwyn Ooi

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *