Perencanaan proyek – Bagian utama dari perangkat lunak manajemen proyek

Perencanaan proyek harus dianggap sebagai bagian utama dari semua perangkat lunak manajemen proyek. Tanpa kemampuan untuk dengan mudah menjadwalkan semua tugas proyek, akan ada sedikit harapan tentang efisiensi mengendalikan proyek yang kompleks. Perangkat lunak perencanaan proyek, bagaimanapun, harus menyederhanakan pekerjaan manajer proyek dan tidak menyulitkan mereka.

Perencanaan proyek

Perencanaan proyek adalah bagian utama dari rencana proyek dan digunakan untuk menghubungkan tugas yang harus dilakukan dengan sumber daya yang akan mereka laksanakan. Ini terdiri dari daftar kiriman dengan tanggal mulai dan berakhir yang dimaksud. Hasil kerja adalah elemen tingkat terendah dalam suatu skema, yang tidak dibagi lagi.

Selain itu, jadwal tim proyek menyediakan peta implementasi proyek dan memberikan garis dasar untuk melacak kemajuan dan mengelola perubahan. Ini dapat digunakan sebagai daftar periksa untuk memastikan bahwa semua tugas yang diperlukan dilakukan. Jika tugas sesuai jadwal, tim akan melakukan segalanya untuk melakukannya. Dengan kata lain, rencana proyek menyediakan sarana yang dengannya manajer proyek mengendalikan tim dan proyek.

Representasi visual dari jadwal adalah grafik garis waktu. Ini telah dibuat sedemikian rupa sehingga mencerminkan tugas proyek, durasi dan urutannya dan tonggak terpenting dari proyek. Grafik Gantt adalah diagram waktu yang paling populer.

Sebelum rencana proyek dibuat, manajer proyek harus memiliki Work Breakdown Structure (WBS), perkiraan upaya untuk setiap tugas, dan daftar sumber daya dengan ketersediaan untuk setiap sumber daya. Setelah data ini telah ditentukan, alat perencanaan proyek dapat secara otomatis melakukan banyak pekerjaan yang membosankan untuk menghitung jadwal. Namun, sebelum seorang manajer proyek dapat menggunakan alat tersebut, ia harus memahami konsep-konsep seperti WBS, dependensi, alokasi sumber daya, jalur kritis, dan sebagainya. Ini adalah kunci nyata untuk merencanakan proyek yang sukses.

Saat menyusun rencana proyek, beberapa langkah penting harus diambil:

  • Mengatur ketergantungan – Langkah pertama dalam membangun jadwal proyek adalah menentukan urutan tugas yang harus dilakukan. Struktur WBS akan digunakan sebagai input. Ketergantungan antara dua tugas dilakukan jika satu tergantung pada yang lain. Ada empat jenis dependensi: Selesai untuk Mulai, Selesai untuk Selesai, Mulai untuk Mulai dan Mulai ke Selesai.
  • Menetapkan Sumberdaya untuk Tugas – Langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan. Sumber daya adalah setiap orang, barang, alat atau layanan yang dibutuhkan proyek. Jadwal dapat disesuaikan pada waktu berdasarkan ketersediaan.
  • Buat jadwal – Setelah dependensi telah ditentukan dan sumber daya telah ditetapkan, manajer proyek harus memasukkan upaya kerja atau durasi dari setiap tugas. Dengan informasi ini, perangkat lunak perencanaan proyek harus dapat secara otomatis mengatur tugas dan menghitung tanggal akhir untuk proyek tersebut.

Solusi perencanaan proyek

Selama bertahun-tahun, manajer menggunakan spreadsheet untuk perencanaan dan manajemen sumber daya, dengan kolom untuk melacak tanggal mulai dan berakhir yang direncanakan dan aktual. Awalnya ini adalah satu-satunya solusi. Kemudian masih digunakan karena harga yang murah untuk sistem seperti itu. Meskipun pendekatan ini tidak digunakan atau direkomendasikan oleh para profesional, kadang-kadang solusi praktis dan terjangkau untuk proyek-proyek kecil di organisasi kecil. Namun, ini memiliki keterbatasan sehingga tidak dapat melakukan semua hal yang dapat dilakukan oleh perangkat lunak manajemen proyek khusus, terutama yang berkaitan dengan tampilan grafik dan fleksibilitas data.

Jadwal Kerja digunakan untuk mengelola sumber daya dan pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Ini menyajikan distribusi pekerjaan dari waktu ke waktu. Setelah ditetapkan selama fase pertama, sulit untuk dikelola jika terjadi perubahan. Namun, menggunakan alat manajemen proyek itu menjadi lebih mudah dan Anda dapat melihat bagaimana perubahan waktu kerja ditunjukkan dalam diagram. Manajer memiliki kemampuan untuk mendeteksi periode overhead atau overrime untuk sumber daya dan melakukan operasi penyamarataan kerja.



Source by Lucian Ioan

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *