Sistem manajemen dokumen memiliki ROI negatif

Solusi manajemen dokumen tradisional jarang diterapkan untuk mencapai penghematan biaya, ROI, atau peningkatan proses.

Meskipun pernyataan ini mungkin terdengar kontra-intuitif, itu benar. Sistem manajemen dokumen dibentuk untuk menyelesaikan keharusan bisnis yang akut dan penting – kebutuhan untuk menyimpan dan menemukan dokumen penting.

Kebutuhan yang dipenuhi didorong oleh persyaratan bisnis inti: peraturan atau kebijakan penyimpanan perusahaan, aksesibilitas untuk menemukan dokumen secara efisien, kehilangan lemari arsip yang mahal, dan sebagainya.

Pada saat sistem manajemen dokumen pasif diimplementasikan, ia biasanya menyelesaikan kebutuhan mendesak ini dengan biaya lebih tinggi. Keputusan yang dilalui sebagian besar organisasi dapat diringkas sebagai "kami bersedia menghabiskan lebih banyak untuk menyelesaikan mimpi buruk dokumenter kami".

Pada saat Anda menerapkan pemindai atau perangkat lain, menambahkan repositori dokumen elektronik di atas proses kertas Anda dan mengukur biaya yang sedang berlangsung terkait dengan penyimpanan, pengambilan, biaya lisensi dan biaya tambahan per dokumen di atas proses yang ada, tidak masuk akal untuk berbicara tentang "pengembalian investasi". Sebuah analogi adalah bahwa Anda membeli mobil baru – Anda melakukannya karena Anda harus melakukannya, dan itu membantu Anda dengan bisnis Anda, tetapi itu mewakili biaya, bukan penghematan. Tidak ada ROI, hanya TCO (total biaya kepemilikan).

Karena sistem manajemen dokumen pasif tidak mengubah proses bisnis yang mendasarinya, biaya sistem (serendah atau setinggi mungkin) ditambahkan di atas biaya untuk biaya-biaya tersebut. proses bisnis.

Penting untuk menyadari hal ini ketika melihat harga / penawaran untuk berbagai solusi. Sistem manajemen dokumen pasif, dikutip untuk $ 0,50 per dokumen, berarti peningkatan biaya dengan jumlah itu.

Sebaliknya, Sistem Manajemen Dokumen Aktif yang dikerahkan dengan baik dikutip untuk $ 1,50 per dokumen merupakan penghematan biaya nyata (bahkan setelah menghitung harga)!

Tidak seperti sistem manajemen dokumen pasif, sistem manajemen dokumen aktif dirancang untuk memberikan ROI positif pada setiap transaksi yang diproses oleh sistem .

Ini berarti bahwa setiap dokumen atau proses, (a) OPEX yang lebih rendah, (b) peningkatan penjualan, atau (c) keduanya. ROI positif bersih ini setelah memperhitungkan biaya layanan itu sendiri.

Setelah diterapkan, sistem manajemen dokumen aktif menawarkan manfaat nyata yang diteruskan langsung ke model biaya / pendapatan Anda:

  • Transaksi lebih pendek (melalui otomatisasi, penghapusan siklus cetak / e-mail / faks)
  • validasi otomatis dan penerapan aturan bisnis)
  • Biaya transaksi yang lebih rendah (penghapusan kurir / faks / surat dan waktu yang dihabiskan memasukkan data dan memeriksa dokumen untuk kesalahan)
  • Peningkatan pengalaman pelanggan dan karyawan



Source by Melanie Aizer

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *