Elemen program perjalanan kolektif yang kuat

Untuk memanfaatkan sebaik-baiknya anggaran perjalanan bisnis Anda, penting bagi Anda untuk memanfaatkan program Anda sebaik mungkin. Memberitahu pelancong untuk memilih tiket pesawat logis terendah tidak cukup. Ini adalah elemen yang harus Anda perhitungkan ketika merencanakan atau mengevaluasi program perjalanan Anda.

1. Kebijakan Perjalanan

Kebijakan perjalanan yang ditulis dengan baik dan didistribusikan menjadi dasar dari setiap program perjalanan yang baik dan saya terus-menerus terkejut bahwa begitu banyak perusahaan yang memiliki kebijakan perjalanan yang ketinggalan jaman dan buruk, jika mereka memilikinya tidak sama sekali. Tidak sulit menemukan kebijakan yang ditulis dengan baik. Salah satunya cukup mudah ditemukan online. Satu-satunya hal yang tersisa adalah dikeluarkan untuk mencerminkan budaya perusahaan dan dikeluarkan di dalam perusahaan sehingga semua orang memahaminya dan membuat perjanjian untuk mengikutinya. Karena alasan ini, sebaiknya setiap orang menandatangani salinan kebijakan perjalanan untuk memastikan bahwa itu dibaca, dipahami, dan dimiliki oleh semua karyawan perusahaan. Saya menyarankan agar semua orang di perusahaan menandatangani salinan kebijakan perjalanan, apakah mereka bepergian atau tidak. Mereka nantinya dapat mengubah posisi mereka dan harus melakukan perjalanan. Kebijakan perjalanan tidak harus panjang atau rumit. Beberapa kondisi perjalanan terbaik yang pernah saya lihat hanyalah beberapa halaman.

2. Perjalanan terpusat baik secara internal maupun eksternal

Banyak perusahaan tidak memusatkan program perjalanan mereka dan membayar harga dalam hal hilangnya peluang penghematan biaya dan efisiensi internal. Banyak perusahaan yang tidak memusatkan perjalanan takut bahwa mereka harus melakukan perjalanan untuk melakukan sesuatu yang mungkin tidak ingin mereka lakukan, dan gagasan bahwa sentralisasi perjalanan memerlukan manajer perjalanan. Keduanya bisa menjadi keprihatinan yang sah, tetapi dalam kebanyakan kasus tidak harus demikian. Dengan mengharuskan pelancong memesan secara terpusat, ini tidak berarti mereka kehilangan fleksibilitas. Anda dapat memusatkan perjalanan sambil tetap memungkinkan wisatawan untuk memesan secara mandiri, baik di agen perjalanan pilihan Anda atau secara online melalui penyedia dengan siapa Anda telah bermitra dan dengan siapa Anda dapat dipercaya. Dengan menugaskan seseorang yang bertanggung jawab untuk bepergian ke luar negeri, Anda mendapatkan satu titik kontak, baik secara internal maupun eksternal, untuk masalah perjalanan. Jika perusahaan Anda memiliki perjalanan udara kurang dari $ 1 juta, Anda mungkin tidak memerlukan manajer perjalanan penuh waktu. Dalam kasus ini, panduan perjalanan dapat diberikan kepada departemen keuangan, sumber daya manusia atau bahkan asisten di tingkat eksekutif. Berikut ini adalah manfaat yang dapat dicapai dengan memusatkan perjalanan.

Saat Anda memusatkan perjalanan dengan satu agensi, Anda menang dengan sejumlah cara penting. Anda memiliki satu titik kontak untuk masalah saat wisatawan sedang bepergian dan Anda memiliki satu entitas yang harus dikunjungi untuk semua kebutuhan perjalanan Anda. Ini menghilangkan masalah konsolidasi perjalanan dari berbagai sumber. Dengan membawa perjalanan bersama, Anda akan mendapat banyak manfaat dari skala ekonomi. Jika Anda dapat mengukur total perjalanan antara divisi atau lokasi yang berbeda, Anda bisa mendapatkan lebih banyak untuk uang Anda dari penyedia perjalanan. Ini memungkinkan Anda untuk memanfaatkan lebih banyak program perangkat lunak maskapai, yang berarti Anda mendapatkan lebih banyak tiket dan peningkatan gratis, persentase diskon yang lebih tinggi dari perusahaan pilihan kami dan tingkat negosiasi yang lebih baik dari kontrak hotel dan sewa mobil Anda. Biaya administrasi Anda juga akan berkurang, karena biro perjalanan Anda akan sering menurunkan tarifnya untuk volume perjalanan keseluruhan yang lebih tinggi.

3. Gabungan pemesanan online dan layanan pribadi

Ini adalah tambahan untuk elemen sebelumnya, yang bersikeras untuk memusatkan perjalanan dengan satu agen perjalanan. Ini penting, tetapi Anda tidak perlu meminta pelancong untuk menggunakan sistem pemesanan online dan Anda tidak perlu pelancong untuk menghubungi agen secara langsung. Dengan menawarkan wisatawan kesempatan untuk melakukan keduanya, Anda mencapai tujuan yang berbeda. Anda mengurangi biaya pemenuhan karena pemesanan online lebih murah dalam hal biaya layanan. Dengan memberi para pelancong pilihan, Anda memberi mereka rasa kontrol, yang meningkatkan moral dan meningkatkan kemungkinan penerimaan tingkat tinggi. Ketiga, Anda meninggalkan praktik terbaik untuk menggunakan mesin pemesanan online Anda untuk rute yang tidak terlalu rumit dan Anda dapat memesan manajer senior, pelancong yang sering, dan rute kompleks secara langsung dengan agen perjalanan yang dapat menawarkan tingkat layanan yang lebih tinggi dan tingkat keseluruhan yang lebih baik. pengalaman perjalanan yang paling dibenarkan.

4. Lihat di bawah setiap batu

Meskipun sebagian besar program perjalanan adalah tentang anggaran udara, ada beberapa area lain yang dapat Anda jelajahi untuk menemukan peluang penghematan. Ada beberapa area yang lebih jelas untuk dilihat, seperti harga hotel yang dinegosiasikan di hotel favorit Anda, atau diskon sewa mobil di pemasok favorit. Agen perjalanan Anda sering menagih tarif Anda melalui koneksi konsorsium dan kontrak mobil agensi. Ada juga beberapa area yang kurang umum yang perlu diselidiki. Misalnya, jika transportasi darat merupakan masalah, sebagian besar pemasok akan menawarkan tarif diskon dan opsi penagihan langsung. Perjanjian penagihan langsung dengan hotel dan perusahaan penyewaan mobil juga merupakan cara terbaik untuk meningkatkan efisiensi dan membuat pekerjaan departemen akuntansi lebih mudah.

5. Memanfaatkan Kontrak Dolar Keras dan Dolar Lembut

Sebagian besar maskapai besar sekarang menawarkan tarif dolar keras serta insentif dolar lunak sebagai imbalan atas loyalitas perusahaan terhadap produk mereka. Jika program perjalanan Anda mengandung lebih dari $ 1 juta biaya udara, Anda bisa mendapatkan diskon pada tarif terendah kurir pilihan Anda dengan imbalan kewajiban pangsa pasar. Untuk maskapai sekunder Anda, atau jika volume Anda lebih rendah dari minimum yang dipersyaratkan oleh maskapai, Anda dapat berpartisipasi dalam program dolar lunak untuk tiket gratis dan peningkatan gratis, serta status status perjalanan atau tiket klub bandara. Program-program ini membutuhkan sedikit volume, tetapi tidak dipublikasikan dengan baik, jadi Anda mungkin perlu mencarinya atau meminta Baker Travel atau agensi Anda saat ini untuk mengarahkan Anda ke arah yang benar.

6. Volume hotel tidak dapat diabaikan

Volume hotel kadang-kadang diabaikan tetapi tidak boleh. Tarif yang dinegosiasikan dapat diperoleh melalui agen perjalanan Anda atau langsung di hotel pilihan Anda. Masing-masing hotel di dekat lokasi bisnis menegosiasikan potongan harga untuk Anda dengan imbalan persyaratan kamar / malam minimum. Dengan menggunakan agen perjalanan Anda mungkin menerima diskon 5% hingga 50% untuk ribuan hotel di seluruh dunia.

7. Memiliki sekurang-kurangnya satu kontrak sewa mobil

Kontrak sewa mobil mudah untuk dicapai dan hanya memerlukan sedikit keterlibatan dari perusahaan. Pilih mitra dengan lokasi bandara dan reputasi untuk layanan pelanggan yang sangat baik. Anda dapat dengan mudah menyimpan 5-10% dan juga sering dapat menegosiasikan keanggotaan penyewa untuk semua karyawan Anda. Ini akan membuat mereka lebih efisien dan meningkatkan moral. Anda juga dapat berpartisipasi dalam perjanjian tagihan langsung pada saat yang sama bahwa tugas pelancong dan staf akuntansi Anda dapat jauh lebih sedikit stres.

8. Memahami kontrak grup dan rapat

Maskapai penerbangan dan hotel akan menurunkan tarif dan tarif Anda jika Anda memiliki grup yang bepergian bersama atau memiliki satu tujuan dari berbagai titik asal. Kontrak pertemuan ini dapat memberi Anda diskon 2-10%, dan jika Anda memiliki cukup banyak pelancong dengan satu maskapai, Anda mungkin dapat menegosiasikan tiket gratis yang bisa Anda dapatkan setelah menyelesaikan kontrak. Persyaratan minimum biasanya 10 pelancong pergi ke tempat yang sama pada waktu yang sama. Beberapa maskapai memiliki minima yang lebih tinggi, jadi mintalah sebelum kontrak dibuat. Hotel akan mendistribusikan tarif mereka dengan cara yang sama dengan minimal 10 malam kamar. Diskon ini dapat bervariasi dari 10% hingga diskon yang jauh lebih tinggi, tergantung pada tingkat hunian dan penyimpangan musiman.

9. Menggunakan Pelaporan untuk Meningkatkan Logam Secara Konsisten

Program perjalanan yang dikelola dengan baik membutuhkan pemantauan dan kontrol keuangan yang konstan agar dapat digunakan dengan baik. Bersikeras laporan yang tepat waktu dan khusus yang dapat dirancang untuk memberikan Anda informasi yang paling Anda butuhkan. Dengan melaporkan secara teratur perilaku wisatawan dan kinerja pemasok, Anda berada dalam posisi yang lebih baik untuk memenuhi kewajiban kontrak, mencapai tujuan pengurangan biaya, dan melihat di mana penghematan di masa depan dimungkinkan.

10. Gunakan semua jalan untuk meningkatkan kenyamanan dan efisiensi penumpang

Akhirnya, setiap program perjalanan yang dikelola dengan baik akan mempertimbangkan kenyamanan dan produktivitas para pelancong mereka. Ketika wisatawan merasa nyaman, mereka dapat fokus pada prioritas utama mereka yang membantu bisnis Anda bergerak maju. Jika pelancong senang, mereka tampil di tingkat yang lebih tinggi. Tanyakan apakah agen perjalanan Anda dapat meningkatkan status pelancong ke maskapai yang diinginkan. Lihat apakah Anda dapat membeli blok tiket klub bandara sehingga dapat digunakan secara strategis selama rute yang panjang dan rumit. Ada banyak cara untuk memberi penghargaan bagi pelancong karena kesenangan perjalanan yang sulit dan sering kali melemahkan. Jenis penghargaan ini menghasilkan perasaan loyalitas dan peningkatan produktivitas serta efisiensi.

Jika Anda ingin tahu lebih banyak tentang bagaimana perusahaan Anda dapat memanfaatkan program perjalanan mereka dengan lebih baik untuk kepentingan hasil Anda dan kepuasan tingkat manajerial Anda, jangan ragu untuk menghubungi saya. Saya dibimbing untuk mengarahkan Anda ke arah yang benar.



Source by Stephen N Baker

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *