Manajemen proses – kunci keberhasilan manajemen proyek

Dapatkah manajemen proses dan manajemen proyek benar-benar hidup berdampingan? Saya tidak hanya menemukan bahwa mereka hidup berdampingan, tetapi mereka juga mendorong kesuksesan satu sama lain.

Pernahkah Anda mendengar ungkapan "iblis ada dalam perincian"? Saya selalu berpikir perkataan ini agak aneh … sampai saya mulai bekerja pada manajemen proyek. Lucunya, begitu saya masuk ke manajemen proyek, kalimat ini masuk akal. Saya ingat bahwa saya berada dalam sebuah proyek di mana manajer proyek itu terlalu picik. Yang dia pedulikan hanyalah persyaratan penyimpanan data dan hampir tidak ada yang lain. Untuk manajer proyek ini, iblis tidak pernah dipikirkan secara rinci, melampaui batas penyimpanan data. Di proyek lain, manajer proyek sangat yakin akan kemampuannya sendiri untuk melakukan & # 39; pekerjaannya & # 39; bahwa dia benar-benar mengabaikan detailnya. Proyek terakhir memiliki beberapa konsekuensi bencana … termasuk pembayaran jaminan sosial ke negara yang mengirim mereka, yang pada gilirannya menghentikan pembayaran mereka di negara itu. Dengan kata lain, ada konsekuensi besar bagi pelanggan karena orang-orang terlalu percaya pada kemampuan mereka untuk beradaptasi dengan proses yang berubah.

Apa hubungannya dengan manajemen proyek? Semuanya Jika suatu proyek menciptakan sesuatu yang unik, masuk akal bahwa ada variabel yang diketahui dan beberapa yang tidak diketahui. Pertimbangkan untuk melempar batu ke danau. Anda tahu bahwa batu yang mengenai air akan memiliki efek beriak di permukaan air. Yang tidak Anda ketahui adalah berapa banyak riak yang akan ditimbulkan atau seberapa jauh riak akan menyebar setelah dampak pertama. Manajemen proses adalah cara untuk memperhitungkan segala sesuatu yang dapat terjadi karena riak di air.

Katakanlah ini adalah proyek untuk mengimplementasikan perangkat lunak pemrosesan baru di pusat pemrosesan data yang ada. Sepintas ini terlihat cukup sederhana. Pusat pemrosesan sudah ada dan teknologinya sudah ada. Jadi tidak seperti teknologi informasi dan / atau sistem informasi yang menginstal perangkat lunak baru dan beberapa pelatihan tentang cara menggunakannya, ini adalah upaya yang cukup sederhana. Ini sesuai dengan melempar batu ke dalam air. Kami memiliki batu, kami memiliki air dan kami tahu bahwa batu yang mengenai air akan menciptakan efek beriak. Masalah terpecahkan, bukan? Apa yang terjadi jika semua pengguna perangkat lunak baru tidak secara fisik berada di pusat pemrosesan yang sama? Bagaimana jika ada orang yang mengirim ke pusat pemrosesan melalui kurir karena mereka jauh dan karenanya tidak dapat menggunakan teknologi yang tersedia untuk orang lain? Ini mungkin tampak tidak masuk akal karena kita hidup di abad ke-21, tetapi saya dapat meyakinkan Anda bahwa ini bukan masalahnya.

Inilah inti masalahnya. Sudah menjadi sifat manusia untuk membuat asumsi berdasarkan pengetahuan yang terbatas dan / atau kurangnya informasi … terutama ketika menyangkut suatu proyek. Inilah sebabnya mengapa dalam Badan Manajemen Pengetahuan Proyek (PMBOK), salah satu standar manajemen proyek, peningkatan proses dimasukkan dalam bagian Manajemen Kualitas Proyek. Peningkatan proses, apakah Anda memanggil manajemen proses, desain proses, atau rekayasa proses, sangat penting untuk memastikan bahwa proyek Anda dilaksanakan sesuai dengan ruang lingkup. Jika proyek dirancang berdasarkan ruang lingkup, tetapi gagal ketika dimasukkan ke dalam produksi, proyek itu gagal dan jangkauannya tidak pernah tercapai. Asumsi dasar suatu proyek adalah bahwa proyek itu akan berhasil setelah diimplementasikan.

Mari kita lihat peningkatan proses dari lebih dari titik organik. Saya menggunakan istilah organik karena kita jarang memikirkan manajemen proses dan manajemen proyek secara bersamaan. Sama seperti manajemen proyek, manajemen proses telah berkembang menjadi disiplinnya sendiri. Namun, pada dasarnya, manajemen proses hanyalah serangkaian bentuk dan panah yang digunakan untuk menggambarkan suatu proses. Ini adalah nilai intrinsik manajemen proses. Ini memungkinkan Anda untuk mengilustrasikan proses sebelum ada di tempat. Dengan kata lain, Anda dapat mengatur proses sebelum proyek hampir selesai.

Saya telah menyatakan bahwa manajemen proses hanyalah serangkaian bentuk dan panah yang digunakan untuk menggambarkan suatu proses. Anda dapat menetapkan proses (juga disebut diagram alur) dengan hanya tiga bentuk, oval, persegi panjang, dan berlian. Setiap formulir mewakili bagian spesifik dari proses. Sebuah oval mewakili awal atau akhir suatu proses … langkah pertama atau terakhir. Sebuah persegi panjang menggambarkan suatu aktivitas. Jika Anda menempatkan kotak persegi panjang di bawah kotak lain, kotak kedua menunjukkan tugas. Berlian adalah panggilan untuk mengambil keputusan. Ini menunjukkan bahwa ada pertanyaan ya atau tidak dalam proses yang perlu dijawab. Yang cukup menarik, bentuk sederhana ini sering salah satu yang paling kuat dalam mengidentifikasi kesenjangan (satu atau lebih jeda dalam suatu proses yang dapat menyebabkan pengerjaan ulang, dampak pelanggan, kegagalan, atau sejumlah masalah lainnya) dalam suatu proyek dan / atau proses. Panah digunakan untuk mengontrol "aliran" proses dari satu titik ke titik lainnya.

Sebagai contoh penggunaan win-win manajemen proses selama proyek, saya baru-baru ini dalam sebuah proyek di mana data ditransfer dari satu sistem ke sistem lainnya. Proses untuk ini sering disebut pemetaan data. Anda memetakan data dan bidang dalam sistem di mana mereka saat ini dikecualikan dan memetakannya di mana mereka tetap di sistem baru. Ketika proses ini dipetakan, bentuk berlian digunakan untuk menanyakan apakah data dari departemen kami ditugaskan ke sistem baru. Jawabannya adalah ya. Kegiatan selanjutnya adalah menentukan bagaimana data akan diidentifikasi dalam sistem baru, yang tidak ada yang tahu jawabannya. Ini adalah celah yang sangat besar. Jika data telah dipetakan, seseorang akan memberi tahu kami seperti apa data itu di sistem yang baru. Kami segera menemukan bahwa tidak ada yang dapat mengkonfirmasi bahwa area kami termasuk dalam pemetaan data asli. Apa yang akan menjadi dampak setelah proyek setelah tidak ada yang bisa menemukan data dalam sistem baru? Sekali lagi, proses pemetaan dibayar untuk dirinya sendiri, seperti biasanya. Keuntungan lain dari penyelarasan proses adalah kemampuan untuk merampingkan proses yang dikonseptualisasikan. Katakanlah ada sejumlah kegiatan yang Anda tahu harus terjadi dan bagaimana mereka akan dilaksanakan. Yang mungkin tidak Anda ketahui adalah siapa yang akan melakukan semua pekerjaan yang sebenarnya. Pertimbangkan pinjaman yang telah muncul. Seseorang akan mengajukan pinjaman; seseorang akan memproses permohonan pinjaman; seseorang akan mengasuransikan pinjaman; dan seseorang akan mengambil pinjaman. Tetapi siapa yang akan menyerahkan dokumen dan apakah akan dipindai dalam aplikasi pencitraan? Ini adalah orang yang tidak dikenal. Dengan mengikuti bagan alur proses, Anda dapat mengambil kegiatan yang Anda tahu akan terjadi dan kemudian kegiatan yang Anda "pikir" akan terjadi dan membuat gambar proses. Dengan menggunakan bentuk yang sama tetapi dengan warna atau tekstur konsep & # 39; & # 39; bentuk, Anda dapat menggambarkan aktivitas yang diketahui dari & # 39; bagaimana menurut kami itu & # 39; kegiatan. Hal ini memungkinkan orang lain untuk melihat proses sebelum ada konflik, seperti prosedur yang salah ditulis atau bahkan lebih buruk, dengan sebagian proses diabaikan sepenuhnya.

Mungkin salah satu manfaat terbesar dari pemetaan proses, dalam konteks manajemen proyek, adalah memungkinkan Anda mengelola pekerjaan proyek dengan lebih baik. Ketika proses inti ditempatkan dalam diagram alur, akan lebih mudah untuk mengidentifikasi celah kontrol dalam proses itu sendiri. Kasus kontrol adalah risiko dalam dirinya sendiri dalam proyek. Mari kita gunakan contoh pinjaman yang telah muncul di atas. Titik keputusan (bentuk intan) dalam proses ini mengesahkan bahwa pinjaman telah ditandatangani dengan benar. Apa yang terjadi jika tidak ada yang memvalidasi penerimaan? Atau, bagaimana jika orang yang memvalidasi langganan adalah orang yang sama yang menandatangani pinjaman? Pemisahan fungsi harus menjadi bagian dari proses untuk melindungi integritas proses itu sendiri. Diagram alir akan menunjukkan apakah kontrol ini diatur dengan benar atau jika kesalahan kontrol dapat terjadi.

Akhirnya, penggunaan jalur berenang adalah nilai tambah lain untuk proses pemetaan. Jalur renang digunakan untuk mengikuti suatu proses melalui semua area yang harus menjadi bagian darinya sehingga proses tersebut dapat diselesaikan. Pikirkan kolam renang Olimpiade. Anda secara otomatis membayangkan kolam renang dengan jalur renang, semuanya dari perenang yang berbeda. Sekali lagi, mari kita gunakan contoh premi pinjaman. Dalam kebanyakan kasus, asal pinjaman memiliki banyak area (disebut area multifungsi) yang bekerja sama untuk sepenuhnya memproses pinjaman. Ini dapat mencakup berbagai bidang seperti penjualan, pemrosesan aplikasi kredit, penerimaan, penutupan dan manajemen file. Meskipun tidak ada area yang memiliki keseluruhan proses, mereka semua adalah bagian dari proses untuk sepenuhnya menyelesaikan pinjaman tunggal. Dengan menggunakan jalur berenang, Anda memisahkan setiap area dalam proses menjadi jalurnya sendiri. Anda kemudian mengikuti proses dari satu jalur renang ke jalur renang lainnya menggunakan formulir yang sudah dibahas. Ini menggambarkan tidak hanya bidang-bidang yang bertanggung jawab untuk keseluruhan proses, tetapi juga poin-poin keputusan, kontrol, dan saling ketergantungan yang sangat. Dengan memiliki peta proses divalidasi oleh semua bidang yang terlibat, kesepakatan ditutup. Segera setelah semua orang menyetujui proses tersebut, matriks tanggung jawab dapat dikembangkan dan proyek karenanya berada dalam kontrol yang lebih baik.



Source by Michael Alan Miller

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *